Systemy TMS w transporcie i spedycji, czyli zakres funkcji i zastosowania

Firmy przewozowe i spedycyjne pracują dziś na dziesiątkach zleceń jednocześnie, a każde z nich wymaga wyceny, przydzielenia pojazdu, kontaktu z kierowcą, dokumentów i rozliczenia. Gdy obsługę prowadzi się w arkuszach kalkulacyjnych, wiadomościach i pojedynczych programach, szybko pojawiają się opóźnienia, dublowanie danych i trudności z ustaleniem rzeczywistej rentowności kursu. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw interesuje się oprogramowaniem, które porządkuje cały proces w jednym miejscu. Poniższy tekst wyjaśnia, czym jest takie narzędzie, jakie moduły zwykle obejmuje i jak planuje się z nim trasy oraz pracę floty. Opisuje też współpracę z systemami księgowymi, magazynowymi i telematyką oraz czynniki, od których zależy wybór rozwiązania dla konkretnej firmy.

Czym są systemy TMS i do czego służą w firmie transportowej

Skrót TMS pochodzi od angielskiego Transportation Management System, czyli systemu do zarządzania transportem. W praktyce systemy tms gromadzą w jednej bazie zlecenia, dane o klientach, przewoźnikach, pojazdach i kierowcach, a następnie prowadzą każdy przewóz od przyjęcia zapytania aż do wystawienia faktury. Dzięki temu dyspozytor, handlowiec i księgowa widzą ten sam stan sprawy, a nie własne, rozbieżne wersje danych.

Różnica wobec zwykłego programu do fakturowania jest wyraźna. TMS rozumie specyfikę branży: trasy, ładunki, okna czasowe załadunku, stawki za kilometr, podwykonawców i dokumenty przewozowe. Pozwala więc nie tylko zapisać, co się wydarzyło, lecz także zaplanować kolejne kroki i ocenić opłacalność każdego zlecenia. Używają go zarówno przewoźnicy z własną flotą, jak i spedytorzy, którzy zlecają przewozy podwykonawcom.

Moduły, które najczęściej tworzą system TMS

Zakres funkcji różni się między producentami, ale większość rozwiązań opiera się na podobnym zestawie modułów. Część firm uruchamia je wszystkie, inne zaczynają od podstawowych i rozbudowują system z czasem.

• obsługa zleceń transportowych i spedycyjnych wraz z historią zmian,

• baza klientów, przewoźników i podwykonawców z warunkami współpracy,

• planowanie tras i przydział pojazdów oraz kierowców,

• kalkulacja kosztów i marży dla pojedynczego kursu,

• generowanie dokumentów, takich jak listy przewozowe i zlecenia dla podwykonawców,

• rozliczenia, fakturowanie i raporty zarządcze.

Osobną grupę stanowią funkcje dodatkowe: kontrola terminów badań i ubezpieczeń pojazdów, ewidencja czasu pracy kierowców czy portal, w którym klient sam śledzi status przesyłki. Ich przydatność zależy od tego, jak zorganizowana jest firma.

Planowanie tras i zarządzanie flotą w praktyce

Dla dyspozytora najważniejszy jest moment, w którym zlecenie trafia na konkretny pojazd. System pokazuje, które samochody są wolne, gdzie się znajdują, jakie mają ograniczenia ładowności i kiedy kierowca musi odbyć odpoczynek. Na tej podstawie można zaproponować trasę, uwzględniając kolejność załadunków i rozładunków oraz godziny, w których odbiorcy przyjmują towar.

Zarządzanie flotą obejmuje także to, co dzieje się poza trasą: przeglądy, naprawy, zużycie paliwa i koszty eksploatacji w przeliczeniu na pojazd. Gdy te informacje trafiają do tego samego systemu, łatwiej porównać rzeczywisty koszt kilometra z założoną stawką. Dyspozytor widzi też, które kursy wracają bez ładunku, i może szukać zleceń uzupełniających. Skuteczność takiego planowania zależy jednak od jakości danych wprowadzanych na bieżąco.

Integracja TMS z systemami księgowymi, magazynowymi i telematyką

Samodzielny program rzadko wystarcza, ponieważ dane o przewozie są potrzebne w kilku innych miejscach. Integracja z systemem księgowym pozwala przekazywać faktury i koszty bez ręcznego przepisywania, co ogranicza pomyłki i skraca zamknięcie miesiąca. Połączenie z oprogramowaniem magazynowym ma znaczenie tam, gdzie firma świadczy także usługi logistyczne i musi zgrać wydania towaru z terminem podstawienia pojazdu.

Telematyka dostarcza z kolei dane o położeniu pojazdu, przebiegu, zużyciu paliwa i czasie pracy kierowcy. Po połączeniu z TMS informacje te uzupełniają zlecenie automatycznie, a klient może otrzymać aktualny czas dojazdu. Warto sprawdzić, czy wymiana danych odbywa się przez gotowe interfejsy, czy wymaga indywidualnych prac, bo od tego zależą czas wdrożenia i późniejsze koszty utrzymania.

Od czego zależy dobór systemu TMS do profilu działalności

Pierwszym kryterium jest model pracy firmy. Przewoźnik z własnymi ciągnikami potrzebuje mocnych funkcji flotowych i rozliczania kierowców, natomiast spedytor opiera się głównie na obsłudze podwykonawców, ofertowaniu i kontroli marży. Firmy łączące obie role oczekują obu zestawów narzędzi w spójnej postaci.

Znaczenie mają także skala działalności i liczba użytkowników, rodzaj ładunków, przewozy krajowe lub międzynarodowe oraz stosowane już programy, z którymi nowe narzędzie ma współpracować. Przy wyborze pomaga lista procesów, które sprawiają dziś najwięcej kłopotu, oraz test systemu na prawdziwych zleceniach. Istotne są również szkolenie zespołu, wsparcie po wdrożeniu i możliwość dopasowania funkcji do zmieniających się potrzeb, co najlepiej omówić bezpośrednio z dostawcą oprogramowania.